Aki már próbált akár egy pár fős rendezvényt is megszervezni, az tudja, hogy nem is olyan egyszerű feladatról van szó. Rengeteg idővel és energiával lehet csak azt elérni, hogy egy rendezvény problémáktól mentes legyen. Ha nem akarsz azonban mindent saját magad intézni, akkor érdemes lehet rendezvényszervezőt megbízni, aki rendkívül sokat tud segíteni. A rendezvényszervező a teljes folyamatot koordinálni tudja, a célok meghatározásától a lebonyolításon át a rendezvényt követő összegzésig.
Az első lépés a rendezvény céljának megállapítása kell, hogy legyen. Ezt a laikusok gyakran elfelejtik, pedig számos szempontból meghatározza a rendezvény szervezéséhez szükséges feladatokat. A célok lehetnek pl. a szórakozás, kikapcsolódás, de akár az adománygyűjtés, vagy pl. egy esküvő is. Bármilyen célja is van a rendezvénynek, a rendezvényszervező ahhoz igazítja a teljes folyamatot.
Segít a dátum és a helyszín kiválasztásában. Ezek nagyon fontosak a rendezvény sikerének szempontjából. Szintén nagyon fontos, hogy milyen fellépők vagy éppen, hogy nem fellépők vannak az adott események. Ha koncertről, falunapról stb. van szó, akkor a fellépők szinte kötelezők. Ha azokban egy lakodalom kerül megszervezésre, akkor a fókusz inkább az ifjú páron kell, hogy legyen.
A rendezvényszervezők kapcsolatban vannak szolgáltatókkal, megvannak a szükséges összeköttetéseik, így könnyedén, sőt, gyakran kedvezményesen tudnak személyzetet, ételeket, italokat stb. szervezni egy rendezvényre.