A mai világban kis túlzással bárki tud már vállalkozást indítani, így mindennél fontosabb, hogy legyen lehetőségünk arra, hogy leellenőrizzük azokat a cégeket, melyekkel kapcsolatba kerülünk, különösen akkor, ha mi is egy saját vállalkozással rendelkezünk. Szerencsére van erre lehetőségünk hivatalos úton, ez pedig a cégkivonat és a cégmásolat beszerzése.
A cégkivonat segítségével egy vállalkozás jelenlegi adatai kérhetők le, azok az adatok, melyek a cégjegyzékben aktuálisan megtalálhatók. Nem szabad összetéveszteni a cégmásolattal, az ugyanis visszamenőleg is tartalmaz minden olyan adatot is, amely a cégjegyzékben szerepelt, de már törölve lett.
Az adatok típusát tekintve mindkét dokumentum hasonló adatokat tartalmaz. Ezek többek között a cég neve, székhelye, adószáma, cégjegyzékszáma, telephelyeinek és fióktelepeinek a címe, a képviseletre jogosultak adatai és képviseletük módja, a cég fő tevékenysége. Ezek mind olyan adatok, melyek segítségével meg lehet ismerni egy vállalkozást, akkor is, ha most kerülünk vele először kapcsolatba. Cégkivonatot kell mellékelni többek között banki ügyintézéskor, pályázatok benyújtásakor is.
Ha átfogóbb képet szeretnénk kapni egy vállalkozásról, akkor a cégmásolat lesz a jó választás, amely ugyanezeket az adatokat tartalmazza, de korábbról is. Ha pl. hosszú távú partneri viszonyt szeretnénk kialakítani egy céggel, vagy meg szeretnénk vásárolni egy vállalkozást, akkor nem árt, ha a jelenje mellett a múltjával is tisztában vagyunk. Ebben segít a cégmásolat.